Les 5 questions à se poser sur la gestion de vos données

En affaires comme à la maison, il y a des données à protéger, qu’il s’agisse des informations d’une liste de clients, de renseignements comptables sur vos revenus et dépenses, du salaire de vos employés, de vos albums photo, etc. L’entreposage de ces données exige contrôle et constance. Certaines données critiques peuvent mettre en péril votre entreprise si elles sont perdues, volées ou détruites. Créer un inventaire de ces éléments et les catégoriser selon leur importance constituent les premières étapes de la mise en place d’une solution appropriée. Les points à considérer : 

A. L’inventaire de vos données est-il à jour? Sauriez-vous récupérer rapidement ces données, et le niveau d’importance à leur attribuer?

B. Vos données sont-elles entreposées à au moins deux endroits distincts éloignés l’un de l’autre?

C. Vos données sont-elles protégées du feu, du vol, d'une inondation ou d’une attaque informatique (virus de type « ransomware » ou autres)?

D. Certaines données doivent-elles être cryptées?

E. Quelle est la fréquence de vos sauvegardes, et ce processus est-il manuel ou automatique?

F. Êtes-vous alerté si les données ne sont pas bien sauvegardées?

G. Avez-vous un contrôle adéquat des données qui circulent dans votre entreprise et sur les personnes qui ont le droit d’y accéder, que ce soit en lecture seule ou en écriture?

Bien qu’on ne puisse éliminer totalement le risque, il est possible de minimiser l’impact de la perte de données et ses conséquences pour l’entreprise et les personnes concernées. 

Plusieurs solutions, certaines plus ou moins complexes ou coûteuses à implanter selon le cas, s’offrent à vous. Un spécialiste en informatique peut vous aider à y voir plus clair et trouver la solution adaptée à votre situation.

Trop de papier circule encore dans les entreprises et organisations, parfois par préférence, parfois faute d’une bonne solution numérique. Un fait reste toutefois indéniable : numériser et structurer l’information la rend plus facile à trouver et classer. Ce processus, combiné à un entreposage centralisé et à une sécurité de sauvegarde et d’accès à l’information, diminue considérablement le risque de perte, d’erreur ou de vol d’information. Il nécessite cependant de réfléchir sur la façon de colliger et classer ces données. Est-ce en les entrant dans un logiciel sur un formulaire personnalisé, ou tout simplement en numérisant des papiers et en classant le fichier dans des répertoires bien structurés? Encore là, il est crucial que les données soient bien sécurisées. Que ce soit par des outils informatiques reconnus sur le marché ou certains procédés manuels, ou même une combinaison des deux, un analyste informatique peut vous aider à trouver la ou les solutions adaptées à vos besoins et votre budget. 

Même bien classées, certaines données peuvent être difficiles à retracer et à consulter lorsque vous êtes à l’extérieur du bureau. Certaines opérations prévues ou imprévues exigeront à l’occasion d’accéder rapidement à l’information. 

Imaginez, lorsqu’un client vous contacte, avoir accès par quelques clics sur un PC, une tablette ou un téléphone mobile à tout l’historique le concernant, en entrant simplement son numéro de téléphone ou son nom pendant que vous discutez avec lui? 

Plusieurs solutions peuvent être mises en place, soit en structurant les données sur un nuage public ou privé et en déployant des logiciels et bases de données appropriés. 

Lors de la cueillette d’informations, vos données sont-elles bien formatées et validées afin d’éviter toute erreur? Avez-vous à entrer les mêmes données plusieurs fois, en utilisant un formulaire papier ou différents logiciels qui ne communiquent pas entre eux? Combien de temps perdez-vous à dupliquer l’information? Votre logiciel est-il trop sophistiqué pour vos besoins? Comporte-t-il trop d’options? Est-il bien configuré? Les usagers qui l’emploient au quotidien en sont-ils satisfaits et ont-ils reçu une formation adéquate? Certains utilisateurs ne remettent pas en question l’efficacité de leurs tâches. D’autres craignent la nouveauté et sont réticents à changer leur méthode de travail, alors que d’autres sont prêts à essayer de nouvelles façons de faire pour améliorer leur productivité. Avez-vous pris le temps de bien connaître les usagers, de les interroger sur leurs expériences et préférences? Connaissez-vous leurs méthodes de travail?

Souvent, le logiciel déjà en place offre des possibilités mal exploitées, soit en raison d’un manque de temps pour l’analyser, de connaissances élémentaires ou d’une mauvaise configuration qui nuisent à son utilisation optimale. Il peut être opportun de prendre du recul afin de mieux évaluer ce qui ne va pas. Un analyste informatique ou le fournisseur du produit, travaillant de pair avec une personne de votre entreprise qui en connaît le fonctionnement, pourra vous aider à rentabiliser vos méthodes. La démarche peut être relativement simple et ses conclusions pourraient vous surprendre. Par exemple, une reconfiguration du logiciel ou des outils en place suffira parfois à résoudre une grande partie des problèmes. Il est également possible qu’un logiciel désuet ne permette pas les modifications voulues, qu’il soit trop coûteux d’y procéder ou encore que le fournisseur refuse d’effectuer des changements pour diverses raisons. Dans certains cas, un nouveau produit mieux adapté ou un logiciel développé sur mesure pourrait générer d’importantes économies de temps et d’argent.